Asistente Administrativo/a y Financiero/a de la Secretaría Técnica del Fondo Multidonante para el Sostenimiento de la Paz (SB3-PEG1) (R-2021-000087)
United Nations Development Programme (UNDP)
Bogota (Colombia), La Paz (Bolivia)
Grade: Associate
Occupations: General Support
Job Expired 3 Mar 2021
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Added 1 week ago
Job Description
Background

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

En febrero 2016, se establece el Fondo Multidonante de las Naciones Unidas para el Posconflicto para financiar una respuesta coordinada de estabilización, alistamiento e implementación temprana de los acuerdos de paz. Enmarcado en los lineamientos establecidos por el Documento CONPES 3850, el Fondo busca contribuir a los siguientes objetivos estratégicos:

1. Financiar la implementación de iniciativas institucionales y territoriales en áreas relacionadas con la construcción, consolidación y sostenimiento de la paz, en los 170 municipios PDET, a través de los 16 Planes de Acción para la Transformación Regional - PATR, contenidos en el Art. 3 del Decreto 893 del 2017 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

2. Consolidar programas de construcción de paz en Colombia bajo la sombrilla del Fondo, creando eficiencias y sinergias entre las organizaciones implementadoras y demás entidades socias;

3. Alinear las acciones de los socios y los implementadores del Fondo con las prioridades nacionales definidas por el Gobierno de Colombia para la estabilización y la construcción de una paz sostenible.

El enfoque principal del Fondo será la movilización, coordinación de financiación y cofinanciación para intervenciones catalíticas en apoyo a la implementación de la paz. Se entienden como catalíticas aquellas inversiones que apunten a llenar brechas de financiamiento estratégico, cuando no existan otros recursos disponibles, que desbloqueen o permitan procesos vitales para la consolidación de la paz, y/o recursos financieros que apoyen enfoques innovadores o de alto riesgo que otros socios no pueden apoyar. Se dará prioridad a proyectos que se desarrollan en 16 regiones con PATR, enmarcadas en los 170 municipios PDET. La Teoría del Cambio del Fondo considera 4 Ámbitos temáticos (ver Anexo 3): (1) Estabilización; (2) Reincorporación; (3) Víctimas y Justicia Transicional; y (4) Comunicación.

El Fondo está gobernado por un Comité de Dirección, co-presidido por el Alto Consejero para la Estabilización y el Coordinador Residente de las Naciones Unidas, apoyado por una Secretaría Técnica y administrado por la Oficina de Fondos de Participación Múltiple (MPTF).

La Secretaría Técnica es la entidad encargada del funcionamiento operativo del Fondo y está anclada a la Oficina del/la Coordinador/a Residente de las Naciones Unidas. La Secretaría proporciona apoyo técnico y administrativo al Comité de Dirección y a los Comités Técnicos y se encarga de organizar los procesos de evaluación de proyectos, del monitoreo, evaluación y reportes del Fondo, así como de la gestión de riesgos.

Las funciones principales de la Secretaría son:

- Asesorar al Comité de Dirección sobre las prioridades estratégicas y las asignaciones programáticas y financieras;

- Acompañar la estructuración de los proyectos en los Comités Técnicos para asegurar coherencia, manejo de riesgo y calidad y supervisar la aplicación de los enfoques transversales del Fondo.

- Facilitar la colaboración y la comunicación entre las entidades implementadoras;

- Solicitar la transferencia de fondos al Agente Administrativo, según las decisiones tomadas por el Comité de Dirección;

- Monitoreo del Fondo, en coordinación con base en el monitoreo llevado a cabo por el MinPosconflicto y utilizando en la medida de lo posible el sistema RBM del Gateway;

- Análisis y gestión de conocimientos del Fondo, incluyendo sistematización de conocimientos, generación de buenas prácticas y lecciones aprendidas y propuestas de recomendaciones;

- Asegurar el monitoreo y control de los riesgos operativos;

- Consolidar los informes narrativos anuales y finales proporcionados por las entidades de ejecución y presentar el informe consolidado al Comité de Dirección para su aprobación;

- Consolidar los informes financieros presentados por las entidades implementadoras de la Ventana Nacional;

- Preparar y circular el calendario y agenda de las reuniones del Comité de Dirección;

- Documentar las decisiones del Comité de Dirección a través de actas de las reuniones;

- Desarrollar una estrategia de comunicación del Fondo;

- Desarrollar conjuntamente con el Gobierno Nacional la estrategia de movilización de recursos del Fondo, de acuerdo a lo estipulado en el Documento CONPES.

Duties and Responsibilities

Funciones:

Bajo la dirección y supervisión de la/el coordinador/a de la Secretaría Técnica, el/la Asistente Administrativo/a y Financiero/a provee apoyo estratégico al proyecto UN COLOMBIA MPTF. Es responsable de la gestión administrativa y financiera de las actividades programáticas y operativas de dicho proyecto. Promueve un enfoque orientado al cliente, la calidad y los resultados consistentes con las normas y regulaciones del PNUD mediante las siguientes funciones:

De conformidad con las normas y procedimientos, el/la Asistente Administrativo/a y Financiero/a desempeña las siguientes funciones:

Proporciona apoyo financiero eficaz a la gestión del Fondo enfocándose en el logro de las siguientes tareas, en coordinación con el/la Analista de Programa del Fondo:

  • Asegura la información actualizada de los recursos financieros del Fondo y su seguimiento constante, incluyendo las contribuciones de los donantes, desembolsos a proyectos, costos directos e indirectos
  • Realiza reportes financieros actualizados bajo las directrices del Coordinador/a del fondo, para presentaciones externas, reporte a donantes, público en general
  • Apoya a los profesionales de monitoreo y evaluación en relación al flujo de información actualizada sobre los recursos aprobados por proyecto y desembolsos
  • Garantiza la adecuada gestión financiera de los recursos y presupuestos, elevando las alertas previas necesarias relacionadas con vigencia de acuerdos, disponibilidad de recursos, saldos por ejecutar, depósitos pendientes de donantes, reservas de GMS, entre otros
  • Prepara revisiones presupuestales necesarias y ajustes presupuestales, incluyendo reversos y solicitudes que garanticen un buen manejo del presupuesto;
  • Bajo la normatividad financiera establecida, revisa la elegibilidad de los gastos que deben procesarse en el Fondo y lleva control contable y financiero de cada uno realizados por el Fondo;
  • Apoya en temas de gestión administrativas y financiera a los proyectos financiados por el Fondo
  • Asegura el flujo de información actualizada sobre disponibilidad de fondos entre las diferentes instancias de implementación
  • Prepara, apoya y tramita solicitudes del programa: pagos, contratos, compras, licitaciones, reversos contables, solicitudes de viaje, procesos de adquisiciones entre otros, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos;
  • Prepara la documentación financiera pertinente para las auditorías
  • Elabora informes financieros de los convenios y acuerdos de contribución, así como informes a donantes con la periodicidad indicada en los acuerdos, así como informes de contrapartida.

Presta apoyo administrativo y de gestión de proyectos al Fondo centrándose en el logro de las siguientes tareas, en coordinación con el/la Analista de Programa del Fondo:

  • Asegura coordinación con la oficina sede de Fondos de Participación Múltiple como Agente Administrativo, con el fin de actualizar en forma permanente acciones relacionadas con el Fondo, sobre decisiones, nuevas contribuciones anunciadas, y participación de nuevos actores.
  • Apoya a la coordinación del Fondo, garantizando los procesos operativos establecidos y el correcto flujo de trabajo establecido en todo el ciclo de los proyectos del Fondo
  • Presta soporte en la organización y desarrollo de los Comités Técnicos y de Dirección, y apoyo general adicional que requiera la coordinación del Fondo para garantizar su adecuado funcionamiento.
  • Apoya el Fondo en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva de la implementación. Esto incluye (organización de misiones, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo, elaboración de material de apoyo, documentos y presentaciones, entre otros) según sea requerido;
  • Elabora minutas de reuniones de los Comités, asegurando calidad y veracidad en la información de las decisiones tomadas
  • Proporciona información, a las Agencias participantes, entidades de Gobierno y organizaciones de la sociedad civil sobre procesos del fondo, convocatorias, recursos.
  • Facilita y apoya el proceso de adhesión de nuevos miembros al Fondo, garantizando la firma de los Acuerdos establecidos por el Fondo
  • Da seguimiento a los contratos en el marco de la ejecución del Fondo (laborales, proveedores);
  • Realiza manejo administrativo de la sede donde funciona el Fondo
  • Da seguimiento a las fechas y plazos de acuerdos y reportes a donantes y socios;
  • Mantiene actualizado el inventario de muebles, equipos y dotación en general
  • Lleva el registro de ausencias y vacaciones actualizado mensualmente (Monthly Leave Report) para el equipo del proyecto.
  • Mantiene al día y en orden el archivo físico y digital del Fondo.
  • Otras tareas que le sean asignadas.

Facilita la generación e intercambio de conocimientos y mejores prácticas del Fondo, centrándose en el logro de las siguientes tareas:

  • Apoya y facilita el desarrollo del trabajo de la Secretaría Técnica del Fondo en lo relacionado con su planeación, preparación, revisión y ejecución;
  • Facilita la comprensión de los procesos y procedimientos del Fondo de manera que los asociados estén familiarizados con su implementación
  • Responde a dudas, requerimientos, y da seguimiento a temas relacionados con asuntos administrativos y financieros de los proyectos asignados.
  • Asegura el cumplimiento de los procesos administrativos y financieros bajo las normatividades y políticas financieras establecidas
  • Promueve la sistematización de lecciones aprendidas y las mejores prácticas. Esto incluye la participación en la elaboración del manual de normas y procedimientos administrativas a aplicar durante la ejecución del Fondo

Impacto de Resultados

El/la Asistente Administrativo/a y Financiero/a promueve en el territorio un enfoque orientado al cliente basado en resultados de calidad.

Competencies

Competencias Organizacionales:

LIDERAZGO

Actitud inclusiva en la toma de decisiones

  • Busca y reconoce los aportes individuales
  • Motiva el diálogo y actúa en consecuencia con los aportes de los equipos
  • Anticipa y resuelve los conflictos
  • Acoge la diversidad de opiniones y las considera oportunidades de mejoramiento
  • Reconoce el crédito a los otros
  • Determina los recursos, métodos, socios, información y soluciones apropiados

INNOVACIÓN

Analiza y recomienda

  • Analiza materiales técnicos complejos (incluida información) y realiza recomendaciones concisas y pertinentes
  • Aporta a la producción confiable de servicios y transferencias de conocimientos
  • Identifica y aborda los posibles desafíos de manera rápida y desarrolla planes de acción
  • Considera oportunidades específicas de mejora inmediata en su propio campo

GESTIÓN DEL TALENTO

Busca oportunidades para aprender y compartir

  • Manifiesta conductas como trabajar en equipo, compartir conocimiento y mantener las relaciones
  • Identifica obstáculos que puedan afectar la realización de las tareas y busca orientación de los supervisores para tratar los asuntos.
  • Con base en la retroalimentación formal e informal recibida, adopta medidas para abordar áreas de mejora y crecimiento.
  • Incentiva el compromiso del equipo
  • Produce ideas y enfoques nuevos asociados a su función
  • Distingue objetivamente las personas con alto desempeño de aquellas con escaso desempeño.
  • Expresa su aliento a aquellos que se esfuerzan por desarrollarse o que muestran mejoras

COMUNICACIÓN

Escucha a fin de desarrollar sensibilidad hacia las necesidades del cliente

  • Respeta las diferencias de opinión
  • Encuentra elementos en común para resolver problemas
  • Se gana la confianza de colegas, socios y clientes
  • Presenta a las demás ideas conceptuales complejas en términos prácticos
  • Adapta las comunicaciones a cada público específico
  • Construye redes informales interna y externamente y las considera parte del proceso de construcción de valor
  • Desarrolla la comprensión detallada de las necesidades, problemas y prioridades del cliente mediante la solicitud permanente de su retroalimentación.
  • Conoce cómo se desempeña el equipo respecto a las expectativas del cliente
  • Reconoce y recompensa logros

ENTREGA DE RESULTADOS

Adapta e implementa

  • Asume la responsabilidad para enfrentar situaciones críticas
  • Demuestra compromiso hacia los clientes y calidad
  • Trabaja según las metas acordadas, enfrentando los desafíos de manera constructiva
  • Responde por la implementación de proyectos o resultados del equipo
  • Asume responsabilidades y se esfuerza por planificar metas, superar obstáculos, contratiempos e incertidumbres
  • Actúa siempre de manera cumplida y utiliza los recursos con responsabilidad

Competencias Funcionales:

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y APRENDIZAJE

  • Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas
  • Promueve la gestión del conocimiento y un ambiente de aprendizaje en la oficina a través de liderazgo y ejemplo personal.

ORIENTACIÓN A RESULTADO Y EFICACIA OPERACIONAL

  • Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de los resultados.
  • Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.
  • Habilidad para recopilar información de monitoreo, elaborar informes y documentos técnicos.
  • Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel, Word y PowerPoint.
Required Skills and Experience

Educación:

  • Requerido: Profesional acreditado en ciencias sociales y humanas o administrativas, contables, o financieras.
  • Deseable: Especialización en ciencias administrativas, contables o financieras o afines.

Experiencia:

  • Requerido: Mínimo cuatro (4) años de experiencia en la gestión administrativa y financiera de programas o proyectos con entidades públicas, privadas o internacionales.
  • Deseable:

Experiencia con cooperación internacional.

Experiencia en manejo de presupuestos y flujos de caja de proyectos de desarrollo.

Manejo del Sistema Atlas.

Conocimientos:

Deseable:

  • Conocimiento del SNU en Colombia
  • Se valorará el conocimiento de reglas y procedimientos administrativos de las Naciones Unidas y manejo de ATLAS.

*Para conocer las escalas salariales vigentes diríjase a: https://www.undp.org/content/dam/colombia/docs/Operaciones/UNDP_Co_GEN_Escala%20Salarial%20SC%202020.pdf

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

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