Agent des subventions et Achats
FHI 360 (FHI 360)
Location: Goma (Democratic Republic of the Congo)
D Hardship
Non-Family
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Added 3 days ago
Job Description

Agent des subventions et Achats

Lieu D’affectation : GOMA

About FHI 360 :

FHI 360 est une organisation de développement humain à but non lucratif qui se consacre à l'amélioration durable des conditions de vie en promouvant des solutions intégrées et axées localement. Notre personnel comprend des experts en santé, en éducation, en nutrition, en environnement, en développement économique, en société civile, en genre, en jeunesse, en recherche et en technologie - créant ainsi un ensemble unique de capacités pour relever les défis interreliés du développement actuel. FHI 360 couvre plus de 70 pays et tous les États et territoires des États-Unis. 

  

CYERA : USAID finance l'activité d’éducation pour les enfants et les jeunes en zones de conflit à travers le projet CYERA. Cette activité visera principalement les provinces du Nord Kivu, Sud Kivu et d’Ituri. Le projet vise à livrer des services éducatifs aux enfants et aux jeunes, de soutenir la capacite des parents de financer l’éducation de leurs enfants, de promouvoir le bien être, l’inclusion, et la prévention de la violence basée sur le genre et de construire la capacite des organisations locales afin qu’elles puissent être capable d’appuyer l’éducation des enfants et des jeunes dans leurs zones d’intervention.

Description du Poste :

L’agent des subventions et des achats appuie les activités de l'administration et de la gestion des opérations, des achats et de la logistique pour FHI 360. Sous la direction du responsable des finances, ce poste est chargé de fournir un soutien administratif, d'acheter et de se procurer des fournitures et des équipements, y compris des produits tels que du matériel de bureau, des véhicules et des fournitures, en suivant un processus de mise en compétition et conformément aux politiques et procédures d'achat établies par FHI 360 et approuvées par les bailleurs de fonds

Il/elle fournira au projet CYERA une expertise générale en matière d'assurance qualité et de gestion des sous-prix, qui comprendra une expérience professionnelle et une formation technique allant du pré-attribution à la clôture des sous-attributions, y compris le développement des sollicitations de sous-attributions, la négociation, la préparation des dossiers de sous-attributions, l'exécution, le suivi et l'administration globale.

Responsabilités Clés

Subventions

  • Gérer l’intégration des contrats dans le système de gestion des contrats et / ou des finances ;
  • Jouer le rôle de conseiller à la direction au haut niveau sur les questions préoccupantes et les éléments de risque qui peuvent nuire à la réussite du contrat et éventuellement recommander des approches alternatives pour surmonter tout impact négatif ;
  • Assurer la supervision du personnel de contrats et subventions dans le travail quotidien notamment sur les modifications de contrats/subventions, des réalignements budgétaires, des extensions de coûts et d'autres transactions nécessitant l'approbation des bailleurs de fonds, comme les subventions, les salaires, les tarifs des consultants, les renonciations, etc. ;
  • Développer et entretenir de solides relations avec les partenaires (internes et externes);
  • Articuler et défendre la position de l'organisation en matière de réglementation et d'autres questions contractuelles ;
  • Collaborer avec le personnel opérationnel et le personnel des autres services de l’organisation pour surveiller les performances des contrats principaux et des contrats de sous-traitance ;
  • Assurer la gestion de la fermeture des subventions avec les partenaires ;
  • Examiner et négocie des contrats, sous-contrats et modifications importants ;
  • S'engager étroitement dans la gestion des conflits, des transactions sensibles aux activités et des relations délicates avec les clients afin de préserver la réputation et la bonne renommée de l’organisation ;
  • Contribuer à l'élaboration et à la prestation de formation spécialisée au personnel sur les politiques, les règlements et les meilleures pratiques en matière d'administration des contrats ;
  • Démontre une expertise approfondie, une croissance professionnelle et des compétences en gestion et en leadership, grâce à des preuves d'une gestion efficace des crises ;
  • Assure l’administration, la gestion et le suivi des subventions ;
  • Préparer, maintenir et examiner les dossiers d'achat, les rapports et les listes de prix de tous les départements ;
  • Donner un appui à l'élaboration des spécifications des offres ;

Achats

  • Examiner les ordres de réquisition afin de vérifier la légalité, la terminologie et les spécifications ;
  • Contacter les fournisseurs pour planifier ou accélérer les livraisons, résoudre les pénuries, les livraisons manquées ou tardives pour s'assurer que les conditions contractuelles et les besoins de l'entreprise sont satisfaits ;
  • Approuver les factures pour paiement et calculer les coûts des commandes et transmettre les factures aux département approprié ;
  • Maintenir les politiques et les procédures relatives à la réglementation de l’organisation et du gouvernement, qui affectent les achats et partager l'information avec la direction, les membres du personnel et les fournisseurs ;
  • Vérifier les envois pour s'assurer que les commandes sont remplies convenablement et que les marchandises répondent aux spécifications ;
  • Comparer les prix, les spécifications et les dates de livraison afin de déterminer la meilleure offre parmi les fournisseurs ;
  • Maintenir la documentation des bons de commande et vérifier les factures avec la comptabilité pour le paiement ;
  • Interagir avec les clients internes et externes pour s'assurer que les activités d'achat dans les zones fonctionnelles sont satisfaites et conformes aux réglementations du gouvernement et aux procédures de l'entreprise ;
  • Analyser les offres reçues, sélectionner ou recommander les fournisseurs et planifier les livraisons ;
  • Superviser la préparation des commandes et le suivi pour accélérer la livraison et l'expédition ;
  • Obtenir des certificats de livraison et effectuer des contrôles selon les commandes ;
  • Vérifier et approuver les factures pour les commandes passées ;
  • Elaborer et tenir à jour les rapports et dossiers nécessaires à un fonctionnement efficace ;
  • Analyser les tendances d'achat pour déterminer les meilleures pratiques et les coûts pour l'entreprise ;
  • S'acquitter d'autres tâches qui lui sont confiées par son superviseur.

Qualifications

  • Bachelor's Degree in Business Administration or Purchasing, Supply Chain Management, Public or related field
  • Relevant experience in subaward management
  • Relevant experience in Supply Chain Management and/or a minimum of 3-5 years’ experience in procurement
  • Ability to prepare procurement reports providing periodic status updates as necessary required.
  • Knowledge of the laws, ordinances, rules, and regulations governing commodities and services purchasing for USAID funded programs; the methods, policies, and procedures involved in purchasing a large quantity and variety of supplies, equipment, services, and goods; contract law; the various contract development and source selection methods;  

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support a healthy work/life balance. Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.

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About FHI 360

FHI 360 is an international nonprofit working to improve the health and well-being of people in the United States and around the world.

We partner with governments, the private sector and civil society to bring about positive social change and to provide lifesaving health care, quality education and opportunities for meaningful economic participation. We do this by using research and evidence to design and deliver innovative programs that change behaviors, increase access to services and improve lives. 

Our staff of more than 4,000 professionals work in more than 60 countries. Their diverse technical expertise and deep understanding of local conditions provide a 360-degree perspective that allows us to develop customized responses to the toughest human development challenges.