Assistant( e ) Administratif(ve) Assistant
United Nations Development Programme (UNDP)
Closed on 20 Aug 2020
Location: Kalemie (Democratic Republic of the Congo)
Grade: GS-5, General Support
Occupations: General Support
D Hardship
Non-Family
4.0
Apply Now
Added 1 month ago
Job Description

Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En RDC, OCHA a le mandat de la coordination inter agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique dans la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la RDC et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires des Nations Unies en République Démocratique du Congo (UNOCHA) a ouvert, dans le cadre de sa stratégie de coordination décentralisée et de proximité, des sous bureaux et antennes humanitaires pour une durée limitée, dans des zones nouvellement accessibles, oubliées ou dans lesquelles des nouvelles dynamiques appellent un renforcement de la coordination, du plaidoyer humanitaire et particulièrement répondre efficacement à la riposte contre la maladie à Virus Ebola en RDC.

Ces structures servent de lieux d’échanges entre les ONG, les agences Onusiennes et les autorités, de relais de coordination humanitaire et couvrent une zone géographique déterminée.

Aussi, OCHA tient à renforcer sa présence dans toutes les zones affectées par diverses crises humanitaires oubliées, en vue de faciliter la coordination des actions menées par différents partenaires intervenant dans le domaine. C’est dans ce contexte que cet appel à candidature est lancé.

Le présent poste est initialement basés à Kalemie, dans Province du Tanganyika, mais peut être transférés dans d’autres localités à l’avenir, suivant les besoins opérationnels de l’organisation.

Le titulaire du poste est responsable de l’exécution des tâches administratives dans sa zone géographique et offre un appui important dans le service de protocole, entre autres la réception de tous les visiteurs, les partenaires, le courrier …

Dans l’exercice de ses fonctions, il(e) doit être digne de confiance et faire preuve d’une grande discrétion. Ainsi, l'assistant (e) Administratif (ve) est chargé(e) de promouvoir un environnement sain axé sur le client et conforme à la réglementation en la matière dans les bureaux de OCHA.

Ce poste est sous la responsabilité directe du/ de la Chef de Sous Bureau, la supervision technqiue du Chargé de l'Administration et Finances OCHA RDC et la supervision générale du Chef de Bureau OCHA RDC.


Duties and Responsibilities

Aider à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles :

  • Assurer la conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'ONU / PNUD.
  • Fournir les inputs pour la cartographie des processus administratifs du Bureau/Pays et la mise en œuvre des procédures opérationnelles permanentes internes (SOP).
  • Fournir les inputs pour la préparation des plans de travail axés sur les résultats de l'équipe administrative.

Aider au fonctionnement efficace et efficient de la section Administration & Finances :

  • Assurer le contact avec les visiteurs et le personnel ;
  • Préparer les réunions et y assister en tant qu'interprète si nécessaire et / ou en prenant des notes.
  • Compiler et préparer les documents d'information et de présentation, des discours, des informations générales et la documentation pour les réunions et les missions.
  • Traduire les correspondances simples, si nécessaire.

Apporter un soutien administratif et logistique efficace :

  • Préparer des bons de commande pour les activités de voyage.
  • Organiser des réservations de voyage et d'hôtel ; préparer des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d'identité et autres documents.
  • Apporter un soutien administratif à l’organisation des conférences, ateliers, retraites, etc…
  • Collecter des informations relatives au DSA, agences de voyages et autres enquêtes administratives et appuyer à l'organisation de services communs.
  • Assurer la vérification et l’enregistrement de la consommation journalière des véhicules, en veillant à la mise à jour d’un rapport historique.
  • Assurer la gestion des fournitures de bureau, en disposant d’une liste de stock de papeterie, la distribution de papeterie comme requis par le personnel et la tenue d'un journal de la distribution.
  • Assurer la maintenance d’un bon système de classement des documents confidentiels.
  • Extraire de données provenant de diverses sources.
  • Rechercher et récupérer de données statistiques provenant de sources internes et externes ; préparer des tableaux statistiques et des rapports.
  • Assurer le suivi des délais, des engagements pris, des actions menées et de la coordination de la collecte et de la soumission des rapports au chef d'unité.
  • Assister à la préparation du budget et fournir des informations pour l'audit.

Fournir un soutien à la maintenance du bureau et à la gestion des biens :

  • Maintenance des dossiers sur la gestion des biens, préparation des rapports.
  • Maintenance des fichiers et dossiers relatifs à la maintenance de bureau
  • Appui à la maintenance des locaux communs et des services communs

Soutenir le renforcement et le partage des connaissances dans le bureau pays :

  • Participer à la formation du personnel de l'administration.
  • Apporter des contributions solides aux partages de connaissances


Competencies

Professionnalisme : Connaissance et compréhension des questions d'assistance humanitaire, de secours d'urgence et des questions de droits de l'homme connexes. Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles. Encourager l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités. Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes ; se conformer aux règles et procédures de l’Organisation.

Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l'Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun; être disposé à apprendre d’autrui; aptitude à faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; aptitude à partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à planifier et à organiser : Aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins ; aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu ; aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci du client: Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre; aptitude à suivre l'évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin d'anticiper les problèmes; aptitude à tenir les clients informés de l'avancement des projets; aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services.


Required Skills and Experience

Education : Minimum un diplôme de fin d’études secondaires exigé. Une formation complémentaire ou un diplôme universitaire en secrétariat, administration et/ finances ou tout autre domaine apparenté souhaité.

Expérience : Une expérience professionnelle progressive d’au moins cinq ans acquise dans le domaine de l’Administration, de secrétariat,du protocole et des Finances.

Une combinaison d'un an d’expérience avec un diplôme de fin du deuxième cycle universitaire (BAC + 5) est un critère d’éligibilité.

Une expérience au sein du Système des Nations Unies ou ONG Internationale, particulièrement avec OCHA, dans le lieu d’affection est un atout considérable.

Autres aptitudes:

  • Bonne aptitude Analytique;
  • Esprit d’initiative, tact, capacités de négociations, d’analyse et de communication ;
  • Capacité de travailler dans un environnement multiracial et multiculturel ;
  • Aptitude à travailler de manière productive sous pression et à respecter les délais impartis ;
  • Avoir une bonne connaissance des logiciels et applications de gestion (Ms Excel, Ms Word, Windows) et de l’outil Internet.

Connaissances linguistiques

  • Maîtrise parfaite du Français ;
  • Aptitude à écrire et parler l’Anglais est un atout.
  • La maitrise d'au moins une de langues locales est un atout considérable.

Chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le lien https://jobs-admin.undp.org/cj_job_edit.cfm?job_id=87561 un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant

A travers leur lettre de motivation, leur Curriculum Vitae et leurs attestations d’emploi, les candidats doivent démontrer qu’ils possèdent pour chacune des compétences et chacune des tâches les connaissances et les capacités nécessaires pour les assumer. Ils doivent, également, prouver à travers leurs expériences professionnelles qu’ils ont l’expertise nécessaire et adéquate pour remplir ces compétences et réaliser ces tâches.

Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.

Les Hard copies ne seront pas acceptées.

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessus ne sera pas considérée.

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération.

OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade du processus d’un recrutement.

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

About UNDP
The United Nations Development Programme (UNDP) is the United Nations' global development network.  UNDP works in about 170 countries and territories, helping to achieve the eradication of poverty, and the reduction of inequalities and exclusion. We help countries to develop policies, leadership skills, partnering abilities, institutional capabilities and build resilience in order to sustain development results.

This is a critical time for the world. At UNDP, we see this period as a huge opportunity to advance the global sustainable development agenda. In September 2015, world leaders adopted the 2030 Agenda for Sustainable Development to end poverty, protect the planet and ensure that all people enjoy peace and prosperity. UNDP is working to strengthen new frameworks for development, disaster risk reduction and climate change. We support countries' efforts to achieve the Sustainable Development Goals, or Global Goals, which will guide global development priorities through 2030.