Adjoint·e administratif·ve principal·e (logistique et gestionnaire de flotte de véhicules)
United Nations Office for Project Services (UNOPS)
Close on 15 Jul 2020
Location: Port-au-Prince (Haiti)
Grade: LICA-7, Associate
Apply Now
Added 1 week ago
Job Description

Le Bureau des Nations Unies pour les services d'appui aux projets (UNOPS) est une branche opérationnelle des Nations Unies, qui soutient la mise en œuvre réussie des projets de consolidation de la paix, humanitaires et de développement de ses partenaires à travers le monde. L'UNOPS aide ses partenaires à bâtir un avenir meilleur en fournissant des services qui accroissent l'efficience, l'efficacité et la durabilité des projets de consolidation de la paix, humanitaires et de développement. Mandatée en tant que ressource centrale des Nations Unies, l'UNOPS fournit des services de gestion de projets, d'achat et d'infrastructure durables à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d'organisations des Nations Unies.

L'UNOPS travaille en Haïti depuis plus de 14 ans et fournit des services de gestion de projet, d'approvisionnement et de logistique au gouvernement haïtien, à d'autres agences des Nations Unies et à des organisations internationales dans le domaine de la communication, de la gouvernance et de l'ingénierie.

Sous la direction générale et la supervision du chef de la chaîne d'approvisionnement, le titulaire gère une équipe, effectuant une gamme de services de soutien administratif spécialisés et techniques, ainsi que des transactions pour des domaines de travail discrets dans l'administration et la logistique, garantissant une gestion efficace, orientée vers le client et prestation de services efficace. L'adjointe principale à l'administration fait la promotion d'une approche axée sur les résultats des clients, la qualité, assurant l'utilisation des ressources de bureau de la manière la plus rentable.


Fonctions / Résultats clés attendus

1. Gestion

  • Gère la zone de travail, en assurant la prestation efficace et effective des services et des processus clients en pleine conformité avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'UNOPS;
  • Assure la disponibilité du personnel et des ressources pour les engagements de travail, facilitant des flux de travail optimaux.
  • Surveille la performance de l'équipe et la satisfaction du client, en instituant le travail, le processus et les modifications d'équipe pour des résultats optimaux.
  • Met en œuvre le mécanisme de contrôle des services administratifs, y compris la tenue des registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses.
  • Rédige et / ou supervise la compilation des données et des recherches pour la planification des ressources financières / budget administratif pour les services administratifs / logistiques.

2. Logistique, gestion de flotte de véhicules

  • Assure une gestion efficace et efficiente des services de soutien logistique et de gestion de flotte de véhicules, répondant aux besoins des clients et conformément aux règles et procédures, politiques et stratégies de l'UNOPS.
  • Assure le bon fonctionnement des véhicules.
  • Assure la répartition des missions (Administration et / ou projets).
  • Assure l'approvisionnement des véhicules en carburant.
  • Assure le remplissage des journaux de bord par les chauffeurs.
  • Assure la réception en vrac du carburant.
  • Assure la gestion du carburant grâce au programme «SMART tank».
  • Aider au processus d’achat, la réception et l'inspection des pièces de rechange pour les véhicules.
  • Préparer des RIR (récépissé et rapport d'inspection) et / ou des attestations de service au besoin.
  • Émettre des rapports sur le carburant par le biais du programme «Vehicle Fleet Management - VFM» au besoin.
  • Surveille les mouvements des véhicules via le système GPS installé.
  • Interprète avec autorité les procédures organisationnelles et les précédents pour fournir des conseils pour les cas et situations complexes ou inhabituels.
  • Supervise la mise en œuvre du système logistique conformément aux procédures logistiques de l'UNOPS.

3. Gestion d'équipe

  • Facilite l'engagement et l’accomplissement de résultats et de services de haute qualité de l'équipe supervisée par une planification du travail efficace et la gestion des performances.
  • Supervise les travaux à effectuer par l'équipe du garage, les laveurs d’autos et le messager etc.).
  • Assure la surveillance, garantissant la conformité des membres de l'équipe avec les politiques existantes et les bonnes pratiques.

4. Gestion de l'information et des connaissances

  • Assure le coaching, la promotion de l'apprentissage et du développement des membres de l’equipe..
  • Supervise le bon fonctionnement du système de documentation / d’information de la zone, y compris la sélection, l’indexation, la classification, le stockage et la diffusion des informations et / ou des rapports et du matériel garantissant la conformité avec les procédures pertinentes régissant l’intégrité des enregistrements et des fichiers.
  • Supervise la mise à jour de l'intranet sur les normes, les outils et les informations pour les services administratifs.
  • Fournit de solides contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
  • Synthétise et diffuse les meilleures pratiques aux collaborateurs et réseaux internes.
  • Participe, organise et dispense des formations pour le personnel des opérations / projets en administration / logistique.

Education

  • Un diplôme de fin d'études secondaires est exigé.
  • Un diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique, ou des disciplines équivalentes peut substituer les années manquantes.
  • Un diplôme technique en administration des affaires, en administration publique, ou des disciplines équivalentes peut substituer les années manquantes

Expérience

  • Minimum de sept années d'expérience pertinente dans les services généraux d'administration, de logistique ou de soutien aux opérations au sein d'organisations publiques ou d'entreprises nationales ou internationales.
  • Parmi les sept années d'expérience, une expérience minimale de trois (3) ans en gestion de flotte de véhicules est obligatoire.
  • La maîtrise des ordinateurs et des progiciels de bureautique (MS Office ou G-Suite) et l'expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur le Web sont exigés
  • Une expérience dans les organisations du système des Nations Unies et surtout UNOPS est souhaitable.
  • Une expérience de l'utilisation des systèmes d'entreprise, y compris OneUNOPS, est souhaitable.

Exigences linguistiques

  • Connaissance pratique complète du français est obligatoire.
  • Un niveau intermédiaire de l’anglais est exigé.
  • La connaissance de toutes autres langues de travail de l'ONU comme l'espagnol est un atout.


Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).
Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.
Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.
Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.
Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.
Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.
Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Contract type: Contrat individuel local (LICA)

Régulier / mensuel: Ce contrat est un contrat mensuel régulier, qui nécessite des services continus pendant la durée du contrat et les paiements seront effectués à la fin de chaque mois.

Contract level: LICA 7

Contract duration:Contrat à durée indéterminée soumis à de bonnes performances, à la disponibilité des fonds et aux exigences organisationnelles

Pour plus d'informations sur les modalités de contrat, merci de cliquer sur le lien ci-après:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx


  • Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale) ou 6 PM heure d'Haiti.
  • Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
  • Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
  • Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
  • Pour les postes Staff, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
  • Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

Équilibre entre le travail et la vie personnelle: L'UNOPS accorde de la valeur à son personnel et reconnaît l'importance de maintenir un équilibre entre les responsabilités professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en la matière et offrons plusieurs possibilités d'horaires flexibles. Cette politique s'applique au personnel de l'UNOPS et pour tout type de contrats.

L'UNOPS cherche à accommoder raisonnablement les candidats ayant des besoins particuliers, sur demande.

Ce poste est basé dans un lieu d'affectation non familial.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Haiti

The UNOPS Haiti office supports international partners and the Haitian Government in their work to improve lives following the 2010 earthquake. UNOPS project managers and their local employees are helping to check the safety of damaged houses, build transitional shelters for homeless families, provide cleaner toilets for those living in camps, clear canals of debris to prevent floods, repair roads, and construct maternity centres and schools.


La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.

About UNOPS

UNOPS helps the UN and its partners provide peace and security, humanitarian and development solutions. 

Our mission is to help people build better lives and countries achieve peace and sustainable development. We are focused on implementation, with a commitment to UN values and private sector efficiency.

UNOPS is a service provider, a technical advisor and an implementer of projects. We help the UN and other partners provide peace and security, humanitarian and development solutions.

Our mission

Our mission is to help people build better lives and countries achieve peace and sustainable development. 

Our vision 

Our vision is a world where people can live full lives supported by appropriate, sustainable and resilient infrastructure and by the efficient, transparent use of public resources in procurement and project management.

Our purpose

We help people build better lives and countries achieve peace and sustainable development.

We bring to this task the values and principles of the United Nations and the innovation, boldness, speed and efficiency of a self-financed institution. 

We bring the highest international standards to what we do, while respecting local contexts. We do this as our contribution to tackling the huge challenges of the 21st century.

We provide practical solutions to assist our partners to save lives, protect people and their rights, and to build a better world. 

We aspire to be a leader in the efforts to channel private sector investments for social and environmental impact while addressing the immense needs for sustainable development. 

What drives us is a passion to fight inequalities and to provide opportunities to those most vulnerable. This means we often work in the most challenging environments, building foundations for communities to function and people to live with dignity and respect. 

We are passionate about quality: In our people and in what we do. 

We earn the trust of those we work with by caring about what they value, and by delivering on our promise to always act in the service of people in need.